‘La regla de los 5 minutos’ se aplica para aumentar la productividad y la capacidad de concentración. Se supone que recurren a ella personas como Elon Musk o Bill Gates. Te explicamos en qué consiste.

Los expertos dicen que ‘la regla de los 5 minutos’ es tan fácil de definir como difícil implementarla y ponerla en práctica. Se basa en un método de bloqueo del tiempo que favorece el aumento de la productividad, aunque quien lo adopta parece estar todo el día sujeto a la tiranía del reloj.

La regla consiste en planificar todas las actividades diarias en momentos de 5 minutos. Obviamente, hay tareas que se pueden despachar en ese tiempo, como contestar un correo electrónico, publicar un pequeño post en las redes, devolver una llamada telefónica que, a priori, se sabe muy concreta o, incluso, mantener una pequeña reunión.

Sin embargo, la mayoría de los trabajos requieren un tiempo mayor. En este caso también habrá que dividir el tiempo total estimado en bloques de 5 minutos. Es decir, 12 bloques si se calcula en una hora el tiempo necesarios para ejecutar una actividad específica. La teoría de acotar el tiempo para la realización de tareas en momentos tan cortos se asienta en el hecho de que cuando establecemos plazos y disponemos de poco tiempo para hacer una tarea, volcamos toda la energía y concentración en ello, haciendo caso omiso a posibles distracciones. De aquí el aumento de la productividad.

El método ayuda, además, a clarificar las ideas al detalle y filtrar lo importante de lo intrascendente aún a costa de renunciar a ciertos tratamientos cívicos. Si solo dispones de 5 minutos para decir lo que quieres en una reunión no te puedes andar con muchas cortesías.

Algunos inconvenientes de la regla

Aunque la ‘Regla de los 5 minutos’ parece sencilla, su implementación es complicada. Lo primero es aprender a distinguir las tareas prioritarias de las que no lo son y saber calcular el tiempo que requiere cada una. En este sentido, la inclinación es sobreestimar nuestra capacidad productiva, de manera que al final una tarea acaba por llevar más tiempo del estimado inicialmente. No cumplir con los planes marcados en el calendario fijado pueden conducir a la frustración.

Otra realidad es que no todo está bajo nuestro control y que los imprevistos surgen. Intentar recuperar el tiempo perdido por un imprevisto para ceñirnos al plan de trabajo y os objetivos establecidos para el día puede generar más estrés del conveniente para la salud, aunque ganes en productividad y eficacia laboral.

Por último, es importante entender que no todos los temas pueden despacharse en 5 minutos ni abordarse con la misma inmediatez. Cualquiera sabe que es prácticamente imposible hacer algo correctamente en 5 minutos, salvo tareas muy intrascendentes. Mantener una reunión con el reloj sobre la mesa exige tener muy claro el tema a tratar sin contemplar la posibilidad de réplica por parte del interlocutor ni posibles desviaciones, algo que, a la larga, puede convertirse en una ‘bomba de relojería’ para el clima laboral.

El método de Elon Musk

Aún así, son varias las personalidades que afirman regirse por este método. Uno de ellos es Elon Musk quien ha reconocido en varias ocasiones su obsesión por la productividad y el tiempo. Teniendo en cuenta que está al frente de tres de las compañías tecnológicas más grandes del mundo (Tesla, SpaceX y Twitter) a Musk no le quedan demasiadas horas para dormir. A lo sumo, 6 diarias, según ha afirmado en varias ocasiones. 

Aunque dice contar con los servicios de una secretaria a tiempo parcial, es él mismo quien organiza su agenda diaria convencido de que solo él puede discernir la tareas prioritarias de las que no lo son. En una intervención en el Wall Street Journal CEO Council Summit, el CEO de Tesla no habló de la ‘regla de los 5 minutos’ pero sí de la costumbre de dividir sus días por empresas aunque reconocía que no siempre puede ser así. 

Pero, siempre que puede, divide sus días en franjas de 5 minutos, aunque para adaptarse al horario tenga que renunciar al desayuno, comer en 5 minutos y evitar llamadas telefónica.

 ¡Es diferente cuando le das tiempo a tus pasatiempos! Musk es conocido por ser escrupuloso con su tiempo, dividiendo sus días en franjas de 5 minutos para priorizar las cargas de trabajo entre sus empresas. A menudo renuncia a desayunar, come en 5 minutos y evita las llamadas telefónicas. Menos mal que no todos los emprendedores arrastran tal carga de trabajo y se pueden permitir el lujo de establecer también bloques para descansar.